Combien coûte vraiment une mauvaise embauche dans une PME du Québec

Une mauvaise embauche ne coûte pas le salaire versé. C'est la partie visible, et c'est la plus petite.

Le reste ne passe jamais dans le système de paie : le temps de formation perdu, les heures de votre gestionnaire, le travail refait, l'effet sur l'équipe qui compense, et l'obligation de recommencer le processus au complet. Ce sont des coûts réels, mais personne ne les facture, alors personne ne les compte.

Faisons le calcul sur un cas ordinaire.

Le cas : une adjointe administrative à 45 000 $, qui part après quatre mois

Rien de dramatique. Pas de faute, pas de conflit. Simplement quelqu'un qui n'était pas le bon pour le poste, et qui s'en va au bout de quatre mois. C'est le scénario le plus fréquent dans une PME.

1. Le salaire versé pendant la période improductive

Un poste administratif prend environ six à huit semaines avant d'être autonome. Pendant ce temps, la personne produit une fraction de ce qu'elle produira plus tard.

45 000 $ par année, c'est environ 3 750 $ par mois, ou près de 4 300 $ par mois une fois ajoutées les charges de l'employeur. Sur quatre mois : environ 17 000 $. Si la moitié de cette période a été de la montée en compétence qui n'a servi à rien, on parle de 8 500 $ perdus juste là.

2. Le temps de votre monde

Quelqu'un a formé la personne. Ce quelqu'un ne faisait pas son propre travail pendant ce temps.

Comptez de façon conservatrice : 20 heures de formation directe, plus 2 heures par semaine de questions et de supervision pendant 16 semaines. Ça fait 52 heures. Si cette personne coûte 35 $/h chargé, c'est environ 1 800 $.

3. Le travail à refaire

C'est le poste le plus difficile à chiffrer et souvent le plus gros. Des factures mal classées, un client mal servi, une commande à reprendre, une soumission partie avec la mauvaise date. Dans un poste administratif, le coût se cache dans les erreurs qu'on découvre trois mois plus tard.

Mettons 1 000 $, ce qui est prudent.

4. Le recrutement, deux fois

Il faut refaire l'annonce, relire des candidatures, reprendre des entrevues. Si vous l'avez fait vous-même, c'est du temps de propriétaire — le plus cher de l'entreprise. Comptez de 10 à 20 heures. À 60 $/h, c'est de 600 $ à 1 200 $, et c'est le tarif que vous vous accordez à vous-même : dans les faits, ce sont des heures que vous auriez passées à vendre.

Si vous passez par une agence, le tarif habituel au Québec se situe entre 15 % et 25 % du salaire annuel. Sur 45 000 $, c'est de 6 750 $ à 11 250 $ — et vous le payez une deuxième fois.

5. L'effet sur l'équipe

Pendant les semaines où le poste est vacant, quelqu'un d'autre absorbe la tâche. Il la fait moins bien, parce que ce n'est pas sa job, et il fait moins bien la sienne. Ce coût-là ne se calcule pas facilement, mais il est le plus dangereux : c'est celui qui fait partir un bon employé.

Le coût qu'on oublie toujours : l'avis de cessation d'emploi

Au Québec, la Loi sur les normes du travail oblige l'employeur à donner un avis écrit avant de mettre fin à un emploi, ou à verser une indemnité équivalente. La durée dépend du service continu :

• Moins de 3 mois de service : aucun avis exigé par la Loi
• 3 mois à 1 an : 1 semaine
• 1 an à 5 ans : 2 semaines
• 5 ans à 10 ans : 4 semaines
• 10 ans et plus : 8 semaines

Le seuil des trois mois explique pourquoi tant d'employeurs se disent qu'ils « verront bien ». Le problème, c'est que trois mois, ce n'est pas assez pour juger quelqu'un dans un poste qui prend six à huit semaines à apprendre. Vous décidez juste au moment où vous commenceriez à savoir.

Cette liste est un résumé des normes minimales. Un contrat de travail, une convention ou une clause particulière peuvent prévoir davantage. Pour un cas précis, validez auprès de la CNESST ou d'un conseiller.

Où l'argent se perd vraiment : à l'étape du tri

Voici ce qui rend le calcul frustrant. Presque toutes les mauvaises embauches se décident au tout début du processus, quand il reste encore le choix.

Le scénario type dans une PME :

1. L'annonce est vague, alors elle attire large. Vous recevez des dizaines de candidatures.
2. Vous n'avez pas le temps de toutes les lire, alors vous en lisez quinze et vous convoquez les trois qui « ont l'air corrects ».
3. Les meilleurs candidats, eux, avaient postulé la première semaine. Ils ont signé ailleurs pendant que la pile grossissait.
4. Vous engagez le moins pire des trois, parce que le poste est vacant depuis six semaines et que ça presse.

À aucun moment vous n'avez mal jugé quelqu'un. Vous avez choisi dans une mauvaise liste.

Trois gestes qui coûtent zéro et changent le résultat

Affichez le salaire

Une annonce sans chiffre est ignorée par les bons candidats, parce qu'ils comparent. Ceux qui restent sont ceux qui n'ont pas le choix. Mettez une fourchette et expliquez ce qui fait passer du bas au haut.

Répondez en 48 heures

Un bon candidat reste disponible une à deux semaines. Si votre processus prend trois semaines, vous ne recrutez que parmi les gens que personne d'autre n'a pris.

Écrivez vos critères avant de rencontrer qui que ce soit

Trois non-négociables, cinq atouts. Écrits, avant la première entrevue. Sinon vous allez ajuster vos critères à la personne assise devant vous — c'est humain, et c'est exactement comme ça qu'on engage quelqu'un de sympathique qui ne fait pas la job.

À retenir

1. Une mauvaise embauche à 45 000 $ coûte environ 12 200 $, et 18 000 $ si vous passez par une agence.
2. Le salaire versé est la plus petite partie de la facture.
3. La décision se joue au tri, pas en entrevue.
4. Trois mois, ce n'est pas assez pour juger un poste qui prend deux mois à apprendre.