Vérifier les références d'un candidat au Québec : ce qu'on a le droit de demander

La vérification de références est l'étape que la plupart des PME sautent, ou bâclent en deux minutes. C'est dommage : bien faite, c'est l'étape la plus rentable de tout le processus. Vous parlez à quelqu'un qui a déjà vécu ce que vous êtes sur le point de vivre.

Mais elle se fait mal la plupart du temps, pour deux raisons. On ne sait pas ce qu'on a le droit de demander, et on pose des questions auxquelles personne ne répond honnêtement.

D'abord : le consentement n'est pas optionnel

Avant d'appeler qui que ce soit, vous devez avoir le consentement du candidat. Ce n'est pas une politesse, c'est une obligation : la collecte de renseignements personnels auprès d'un tiers exige l'accord de la personne concernée, et les règles québécoises sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé se sont resserrées ces dernières années.

En pratique, deux choses suffisent :

• Demandez au candidat de vous fournir lui-même ses références, avec les coordonnées.
• Faites-lui confirmer par écrit — un courriel suffit — que vous pouvez les contacter, et lesquelles.

La règle qui simplifie tout

Ce que vous n'avez pas le droit de demander au candidat, vous n'avez pas le droit de le demander à son ancien employeur.

La Charte des droits et libertés de la personne interdit de recueillir de l'information sur les motifs protégés — âge, état civil, origine, religion, langue, grossesse, handicap, condition sociale. Passer par un tiers ne change rien. Ça l'aggrave, parce que maintenant deux personnes savent que vous avez posé la question.

Les questions à ne jamais poser à une référence

• « Est-ce qu'elle a été souvent malade ? » ou toute question sur l'assiduité liée à la santé
• « Est-ce qu'il a des enfants ? Est-ce que ça nuisait à son horaire ? »
• « Quel âge a-t-il ? »
• « Est-ce qu'elle a fait des réclamations à la CNESST ? »
• « Est-ce qu'il s'entendait bien avec les gens de sa communauté ? »
• Toute question sur la vie privée, les fréquentations, la situation financière

Notez que l'assiduité en tant que telle n'est pas interdite. « Était-il ponctuel ? » est une question sur le travail. « Était-il souvent malade ? » est une question sur la santé. La frontière est là.

Les questions qui donnent de vraies réponses

La plupart des appels de référence ne servent à rien parce qu'on pose des questions fermées auxquelles l'ancien employeur répond poliment. « Étiez-vous satisfait de son travail ? » donne « oui » dans 95 % des cas, et vous n'avez rien appris.

Voici les trois qui fonctionnent.

1. « Pouvez-vous me confirmer les dates d'emploi et le titre du poste ? »

Question factuelle, toujours permise, et elle vérifie ce que le CV avance. C'est aussi la question qui met la personne à l'aise avant les deux autres. Une divergence de dates ou de titre est un signal en soi.

2. « Le poste chez nous demande [la tâche la plus difficile]. Comment se débrouillait-il là-dedans ? »

Vous ne demandez pas une opinion générale. Vous nommez la vraie exigence de votre poste et vous demandez un exemple concret. Une personne qui a du bon à dire donnera un exemple. Une personne qui hésite, qui généralise ou qui change de sujet vient de vous répondre.

3. « Est-ce que vous le réembaucheriez ? »

C'est la question la plus efficace en vérification de références, et de loin. Elle est simple, elle est légale, et elle ne laisse pas de place pour une réponse tiède. Un « oui, absolument » sonne différemment d'un « euh… ça dépendrait du poste ».

Écoutez la pause avant la réponse. Elle vous en dit plus long que la phrase.

Et si l'ancien employeur refuse de parler ?

Beaucoup d'entreprises ont une politique de ne confirmer que les dates d'emploi et le titre. Ce n'est pas un signal négatif sur le candidat — c'est une politique interne, souvent imposée par leur propre avocat.

Dans ce cas, ne poussez pas. Retenez ce que vous avez, et misez sur les autres références. Si toutes vos références sont muettes, c'est le moment de compléter avec un test pratique lié au poste plutôt qu'avec des suppositions.

Ce qu'il faut noter par écrit

Prenez des notes pendant l'appel, et gardez-les avec le dossier du candidat. Écrivez qui vous avez parlé, quand, à quel titre, et ce qui a été dit — les faits, pas vos impressions.

Deux raisons. La première : dans trois semaines, vous aurez mélangé deux candidats. La deuxième : si votre décision est un jour contestée, une note factuelle datée vaut infiniment plus qu'un souvenir.

À retenir

1. Consentement écrit du candidat avant tout appel. Jamais l'employeur actuel sans permission.
2. Ce qui est interdit de demander au candidat est interdit de demander à sa référence.
3. Trois questions suffisent : les dates, un exemple concret sur la tâche difficile, et « le réembaucheriez-vous ? ».
4. Des notes factuelles et datées. Rien sur un motif protégé, même si c'est la référence qui l'a dit.

Cet article donne de l'information générale sur le processus d'embauche. Ce n'est pas un avis juridique. Pour une situation précise, consultez un conseiller en ressources humaines agréé ou un avocat en droit du travail.